Составляем номенклатуру дел
Начался учебный год — самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2016 год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.
В каждой образовательной организации должна быть номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в следующих документах:
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
- письмо Минобразования России от 20.12.2000 № 03–51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988;
- Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения, утв. Министром просвещения СССР 27.11.1980 и Главархивом СССР 15.12.1980, введен в действие приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176.
Составление номенклатуры дел следует поручить канцелярии (при ее наличии в образовательных организациях с большим объемом документооборота) или секретарю (если в детском саду небольшой документооборот).
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. В заголовке номенклатуры дел указывают:
- вид документа («номенклатура дел») прописными (заглавными) буквами;
- дату подписания номенклатуры дел (не позднее 1 января года, на который она распространяется);
- регистрационный номер;
- год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Номенклатуру визирует руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива) и подписывает ответственный за делопроизводство в дошкольной образовательной организации.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатуру дел целесообразно утвердить отдельным приказом по административно-организационной деятельности (приложение 1). Непосредственно номенклатура дел является приложением к данному приказу. Пример номенклатуры дел дошкольного отделения общеобразовательной школы г. Москвы приведен в приложении 2.
Учитывая, что государственная или муниципальная дошкольная образовательная организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и с экспертной (или центральной экспертной) комиссией организации — при ее наличии. Если же образовательная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласовывать номенклатуру не нужно.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) - отдельно постоянного и отдельно временного сроков хранения (приложение 3). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке следует сообщить архивному учреждению (если документы передают в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдают на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел нужно поставить отметку, указать должность работника, ответственного за ведение архива (с его подписью).
Для проведения экспертизы входящей и исходящей документации, а также рассмотрения нормативных методических документов по организации делопроизводства (перечней, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. п.) и других вопросов в образовательной организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (приказ о создании комиссии приведен в приложении 4). Для регламентации ее деятельности разрабатывается положение об экспертной комиссии (в приложении 5 приведен пример положения об экспертной комиссии дошкольного отделения общеобразовательной школы г. Москвы). В зависимости от принятого в образовательной организации порядка документооборота данное положение можно утвердить отдельным приказом, установив дату его введения в действие, либо просто утвердить за подписью руководителя. В последнем случае датой начала действия положения будет дата его подписания либо она должна быть указана в отдельном пункте положения об экспертной комиссии.
Приложение 1
Приложение 2
Номенклатура дел на 2016 г.
№ «___» ____ 20___ г.
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество единиц хранения | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Руководство и контроль | ||||
| 01–01 | Законодательные и нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения) федерального уровня | До минования надобности. Статья 1 «б» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — ТП) | Относящиеся к деятельности дошкольной образовательной организации — постоянно | |
| 01–02 | Постановления и распоряжения органов местного самоуправления муниципального образования, направленные в дошкольную образовательную организацию для ознакомления | До минования надобности. Статья 1 «б» ТП | Относящиеся к деятельности дошкольной образовательной организации — постоянно | |
| 01–03 | Приказы, указания, поручения, письма отделов (управлений) образованием администраций муниципальных образований по вопросам основной деятельности и документы по их выполнению | Постоянно. Статья 61 ТП | По оперативным вопросам деятельности дошкольной образовательной организации — 5 лет в экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) | |
| 01–04 | Устав, свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет, лицензии на право ведения образовательной и медицинской деятельности | Постоянно. Статьи 50 «а», 51, 97, 105 ТП | ||
| 01–05 | Положения о коллегиальных органах (советах, комиссиях) | Постоянно. Статьи 50, 57, 411 ТП | ||
| 01–06 | Протоколы заседаний совета дошкольной образовательной организации и документы к ним; протоколы общих собраний трудового коллектива | Постоянно. Статья 18 «б» ТП | ||
| 01–07 | Протоколы заседаний педагогического совета (и документы к ним), совета дошкольной образовательной организации (и документы к ним), общего собрания трудового коллектива | Постоянно. Статьи 18 «д», 576 ТП | ||
| 01–08 | Протоколы заседаний родительского комитета и документы к ним, протоколы групповых родительских собраний и документы к ним | Постоянно. Статья 5 ТП | ||
| 01–09 | План работы дошкольной образовательной организации на год (копия) | До минования надобности. Статья 285 «а» ТП | Подлинник хранится у ст. воспитателя | |
| 01–10 | Штатное расписание и изменения к нему, тарификационные ведомости | 75 лет. Статья 74 ТП | ||
| 01–11 | Паспорт готовности к учебному году | До замены новым | ||
| 01–12 | Справки и акты о результатах проверки дошкольной образовательной организации, акты приема-передачи (с приложениями), составленные при смене руководителя | Постоянно. Статьи 173 «а», 174 «а», 79 ТП | ||
| 01–13 | Договоры о сотрудничестве и оказании услуг (договоры подряда с юридическими лицами) | 5 лет в ЭПК. Статья 440 ТП | ||
| 01–14 | Документы об участии во всероссийских, республиканских, городских (районных) конференциях, конкурсах (положения, справки, информации, представления, отчеты, сведения и др.) | Постоянно. Статья 92 «а» ТП | ||
| 01–15 | Обращения граждан (заявления, жалобы, предложения) и документы по их рассмотрению. Журнал учета приема посетителей, журнал регистрации приема граждан | Постоянно. Статья 183 ТП. 5 лет. Статья 258 «е» ТП | В случае неоднократного обращения — в течение пяти лет после последнего обращения. Обращения личного характера — 5 лет в ЭПК | |
| 01–16 | Журнал регистрации поступающих документов (входящей корреспонденции), в т. ч. по электронной почте; журнал регистрации отправляемых документов (исходящей корреспонденции), в т. ч. по электронной почте | 5 лет. Статья 258 «г» ТП | ||
| 01–17 | Номенклатура дел, журнал регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | Номенклатура дел — постоянно. Статья 200 «а» ТП. Журнал регистрации выдачи архивных справок — 5 лет. Статья 252 ТП | ||
| 02. Работа с кадрами | ||||
| 02–01 | Приказы по личному составу (прием, перемещение (перевод), увольнение; совмещение), по основной деятельности, о предоставлении ежегодных оплачиваемых, учебных отпусков, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, командировках | 75 лет в ЭПК. Статья 19 «б» ТП | ||
| 02–02 | Личные дела работников | 75 лет в ЭПК. Статья 656 «б» ТП | Личные дела руководителя, работников, имеющих премии, награды, звания, - постоянно | |
| 02–03 | Личные карточки работников (ф. № Т-2), в т. ч. временных работников и военнообязанных | 75 лет в ЭПК. Статья 658 ТП | Личные карточки военнообязанных могут формироваться в самостоятельное дело | |
| 02–04 | Подлинники личных документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства) | До востребования. Статья 664 ТП | Невостребованные — не менее 75 лет | |
| 02–05 | Трудовые договоры, соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет в ЭПК. Статья 657 ТП | ||
| 02–06 | Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий (представления, ходатайства, выписки из решений и др.) | 75 лет в ЭПК. Статья 384 «б» ТП | Документы о присвоении звания «Ветеран труда» - 30 лет в ЭПК | |
| 02–07 | График предоставления отпусков | В течение года. Статья 693 ТП | ||
| 02–08 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) | 5 лет. Статья 586 ТП | ||
| 02–09 | Журнал учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 лет. Статья 695 «а» ТП | ||
| 02–10 | Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету | 3 года. Статья 695 «е» ТП | После увольнения | |
| 02–11 | Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет. Статья 695 «в» ТП | ||
| 02–12 | Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 5 лет. Статья 695 «д» ТП | ||
| 02–13 | Журнал регистрации выговоров | 3 года. Статья 695 «е» ТП | После увольнения | |
| 03. Воспитательно-образовательная работа | ||||
| 03–01 | Перспективная программа развития дошкольной образовательной организации | Постоянно. Статья 270 ТП | ||
| 03–02 | Образовательные и учебные программы, разработанные специалистами дошкольной образовательной организации | Постоянно. Статья 710 «а» ТП | ||
| 03–03 | Учебные планы, программы воспитательно-образовательной работы | Постоянно. Статьи 285, 711 «а» ТП | Присланные для сведения - до минования надобности | |
| 03–04 | Индивидуальные планы работы воспитателей на год | 1 год. Статья 291 ТП | ||
| 03–05 | Протоколы научно-практических конференций дошкольной образовательной организации и документы по их подготовке | Постоянно. Статья 18 «д» ТП | Могут формироваться документы об участии в дистанционных конференциях | |
| 03–06 | Учебно-методические пособия, разработанные специалистами дошкольной образовательной организации | Постоянно. Статья 712 «а» ТП | ||
| 03–07 | Статистические сведения о деятельности дошкольной образовательной организации (ф. № 85-К) и методические рекомендации по заполнению формы | Постоянно. Статья 467 «б» ТП | Квартальные — 5 лет; при отсутствии годовых — постоянно | |
| 03–08 | Отчеты, информации, справки по вопросам основной деятельности | Постоянно. Статья 83 ТП | ||
| 03–09 | Расписания занятий по группам | 1 год. Статья 728 ТП | ||
| 03–10 | Документация деятельности ст. воспитателя: методические рекомендации, план работы, информации, сведения, справки и др. | 5 лет в ЭПК. Статья 88 ТП | ||
| 03–11 | Документация деятельности музыкального руководителя: планы работ, график, отчеты, сценарии, сведения, информации и др. | 5 лет в ЭПК. Статья 88 ТП | ||
| 03–12 | Документация деятельности педагогических работников: планы работ, графики, табели посещаемости, журналы учета занятий, индивидуальные карты развития детей, тетради индивидуальных занятий с детьми и рекомендаций для родителей, результаты педагогической диагностики уровня развития детей и др. | 5 лет в ЭПК. Статья 88 ТП | ||
| 03–13 | Документы об организации летней оздоровительной работы: методические рекомендации, план работы, режим работы, акты и др. | 5 лет в ЭПК. Статья 88 ТП | ||
| 03–14 | Документация группы кратковременного пребывания детей (планы, графики, журналы и др.) | 5 лет в ЭПК. Статья 88 ТП | ||
| 03–15 | Журнал учета проводимых мероприятий, занятий | 1 год. Статья 970 ТП | ||
| 03–16 | Журнал регистрации путевок | 5 лет | ||
| 04. Первичная медицинская документация. Медицинский кабинет | ||||
| 04–01 | Приказы главного врача муниципального учреждения здравоохранения по основной деятельности медицинского кабинета, присланные для руководства медицинской деятельностью в дошкольной образовательной организации | До минования надобности. Статья 19 «б» ТП | ||
| 04–02 | Методические указания и рекомендации по медицинскому обеспечению воспитанников | До замены новыми | ||
| 04–03 | Методические указания по диспансеризации детского населения | До минования надобности | ||
| 04–04 | Инструкции по проведению профилактических прививок | До замены новыми | ||
| 04–05 | Комплексный план работы медсестры | 1 год. Статья 291 ТП | ||
| 04–06 | Отчеты о работе медицинского кабинета, медико-санитарном обслуживании воспитанников | 5 лет. Статья 226 ТП | ||
| 04–07 | Списки детей, имеющих длительные и постоянные медицинские отводы от профилактических прививок | До минования надобности | ||
| 04–08 | Списки детей, отказавшихся от профилактических прививок | До минования надобности | ||
| 04–09 | Книга для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у) | 5 лет. Статья 176 ТП | ||
| 04–10 | Акты органов Роспотребнадзора о результатах проверок | 5 лет в ЭПК. Статьи 173, 641 ТП | Ведется учет актов проверок органами Роспотребнадзора | |
| 04–11 | Медицинская карта ребенка (ф. № 026/ у-2000) | До минования надобности | Передается при поступлении ребенка в школу | |
| 04–12 | Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) | До минования надобности | При поступлении ребенка в школу передается в медицинский кабинет школы | |
| 04–13 | Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. № 060/у) | 3 года | ||
| 04–14 | Журнал учета и регистрации инфекционных заболеваний, пищевых, острых профессиональных отравлений, необычных реакций на прививки (ф. № 058/у) | 1 год | ||
| 04–15 | Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. № 030/у) | До минования надобности | Передается при поступлении ребенка в школу | |
| 04–16 | Журнал контроля санитарного состояния дошкольной образовательной организации | 3 года | ||
| 04–17 | Журнал бракеража готовой пищи | 1 год | Оценка органолептических качеств готового блюда | |
| 04–18 | Журнал бракеража сырой продукции | 1 год | ||
| 04–19 | Журнал учета посещаемости детей | 1 год | ||
| 04–20 | Журнал здоровья (для работников пищеблока) | 1 год | Заполняется каждым работником пищеблока | |
| 04–21 | Журнал дегельминтизации | 1 год | ||
| 04–22 | Журнал осмотра детей на педикулез и кожные заболевания | 1 год | ||
| 04–23 | Журнал учета острой заболеваемости | 3 года | ||
| 04–24 | Журнал учета детей, направленных на консультацию к фтизиатру | 3 года | ||
| 04–25 | Журнал учета санитарно-просветительской работы (ф. № 038–0/у) | 1 год | ||
| 04–26 | Журнал учета профилактических прививок | 3 года. Статья 277 ТП | ||
| 04–27 | Журнал учета поступления и расходования медицинских и иммунобиологических препаратов (МИБП) | 5 лет | ||
| 04–28 | Журнал контроля температурного режима работы холодильника для хранения вакцины | 1 год | ||
| 04–29 | Журнал учета искусственной С-витаминизации блюд | 1 год | ||
| 04–30 | Журнал регистрации медицинского осмотра работников | Постоянно | ||
| 04–31 | Карантинный журнал | 1 год | ||
| 04–32 | Журнал контроля работы бактерицидной лампы | 1 год | ||
| 04–33 | Журнал учета аварийных ситуаций на рабочем месте | До минования надобности | ||
| 04–34 | Медицинские книжки работников | Постоянно | Хранятся в дошкольной образовательной организации | |
| 04–35 | Накопительная ведомость расхода продуктов питания | 5 лет. Статья 361 ТП | При условии завершения проверки (ревизии) | |
| 05. Документы по организации питания | ||||
| 05–01 | Нормативные документы вышестоящих органов по организации питания воспитанников | До минования надобности. Статьи 19 «б», 25 «б» ТП | ||
| 05–02 | Методические рекомендации по организации питания воспитанников | До минования надобности | ||
| 05–03 | Примерное десятидневное меню для воспитанников | 1 год | ||
| 05–04 | Акты, справки проверки организации и качества питания воспитанников | 5 лет | ||
| 05–05 | Технологические карты рецептур блюд и кулинарных изделий | До замены новыми | ||
| 05–06 | Графики контроля питания | 1 год | ||
| 05–07 | Положение о питании работников, заявления, приказы | |||
| 06. Охрана труда | ||||
| 06–01 | Законодательные и нормативные правовые акты по охране труда и пожарной безопасности, направленные в дошкольную образовательную организацию для работы | До минования надобности. Статья 1 «б» ТП | ||
| 06–02 | Инструкции по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности | 3 года. Статья 27 «б» ТП | После замены новыми | |
| 06–03 | Инструкции по организации охраны жизни и здоровья воспитанников | 3 года. Статья 27 «б» ТП | После замены новыми | |
| 06–04 | Инструкции по охране труда для работников по должностям и видам работ | 3 года. Статья 27 «б» ТП | После замены новыми | |
| 06–05 | Памятка населению по предотвращению террористических актов | 3 года. Статья 27 «б» ТП | После замены новыми | |
| 06–06 | Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | Постоянно. Статья 604 ТП | ||
| 06–07 | Статистические сведения и отчеты по охране труда | Постоянно. Статья 464 «б» ТП | ||
| 06–08 | Документы о работе комиссии по расследованию производственных аварий и несчастных случаев на производстве (акты, справки, объяснительные и докладные записки, протоколы, положения и др.) | 75 лет. Статья 632 «а» ТП | Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - постоянно | |
| 06–09 | Документы о расследовании несчастных случаев, произошедших с воспитанниками (план работы по профилактике, справки, акты, объяснительные и докладные записки и др.) | 75 лет. Статья 632 «а» ТП | ||
| 06–10 | Личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты | 1 год. Статья 639 ТП | ||
| 06–11 | Личные карточки работников по охране труда | До минования надобности | ||
| 06–12 | Акты, предписания надзорных органов по технике безопасности и документы об их выполнении | 5 лет в ЭПК. Статья 603 ТП | ||
| 06–13 | Акты технического состояния и технического осмотра помещений дошкольной образовательной организации | 5 лет в ЭПК. Статья 603 ТП | ||
| 06–14 | Акты приемки помещений к началу учебного года, испытаний спортивного инвентаря, оборудования | 5 лет в ЭПК | ||
| 06–15 | Паспорт безопасности (паспорт антитеррористической и противодиверсионной безопасности) | Постоянно. Статья 869 ТП | Может быть передан на постоянное хранение при ликвидации дошкольной образовательной организации | |
| 06–16 | Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности на рабочем месте | 10 лет. Статья 626 «б» ТП | ||
| 06–17 | Журнал регистрации вводного инструктажа по технике безопасности | 10 лет. Статья 626 «б» ТП | ||
| 06–18 | Журнал регистрации несчастных случаев, произошедших с работниками, учета аварий | 5 лет в ЭПК. Статья 630 ТП | Несчастных случаев, связанных с человеческими жертвами, — постоянно | |
| 06–19 | Журнал регистрации несчастных случаев, произошедших с воспитанниками | 5 лет в ЭПК. Статья 630 ТП | Несчастных случаев, связанных с человеческими жертвами, — постоянно | |
| 06–20 | Журнал учета первичных средств пожаротушения | 5 лет | ||
| 06–21 | Журнал учета исполнения постановлений надзорных органов | 3 года. Статья 642 ТП | ||
| 07. Административно-хозяйственная деятельность | ||||
| 07–01 | Инвентаризационные описи, сличительные ведомости учета товарно-материальных ценностей (движимого имущества) | 5 лет. Статья 427 ТП | При условии проведения проверки (ревизии) | |
| 07–02 | Паспорта зданий, сооружений, оборудования | 5 лет в ЭПК. Статьи 802*, 803** ТП | * После ликвидации здания, сооружения. ** После списания оборудования | |
| 07–03 | Книга учета хозяйственного имущества и материалов | 5 лет. Статья 758 ТП | ||
| 07–04 | Планы размещения дошкольной образовательной организации на закрепленной территории | 3 года. Статья 808 | После замены новыми | |
| 07–05 | Договоры страхования зданий, сооружений | 5 лет. Статья 806 ТП | После истечения срока действия договоров | |
| 07–06 | Договоры коммунального обслуживания здания дошкольной образовательной организации | 5 лет. Статья 817 ТП | После истечения срока действия договора | |
| 07–07 | Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений | 3 года. Статья 814 ТП | ||
| 07–08 | Журнал учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений | 3 года. Статья 820 ТП | ||
Документовед /
(Подпись) (Ф. И. О.)
Заведующий архивом /
(Подпись) (Ф. И. О.)
Приложение 3
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенны в делопроизводстве в 201 __ г.
в ____________________________________________
(наименование образовательной организации)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
|---|---|---|---|
| переходящих | с отметкой «ЭПК» («ЭК») | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Итого | |||
Приложение 4
Приложение 5
Положение об экспертной комиссии
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия дошкольной образовательной организации (далее — ЭК) создается с целью:
- организации и проведения работы по экспертизе документов;
- отбора и подготовки к передаче на государственное хранение документов в объединенный архив учреждений системы образования г. Москвы, включая управленческую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности дошкольной образовательной организации.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при заведующем дошкольной образовательной организацией.
Решения ЭК вступают в силу после их утверждения заведующим. В необходимых случаях решения комиссии вступают в силу только после согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется законодательством РФ, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, методическими документами объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы, приказами заведующего дошкольной образовательной организацией, настоящим Положением.
1.4. Персональный состав ЭК назначается приказом заведующего из наиболее квалифицированных работников структурных подразделений и служб дошкольной образовательной организации под председательством заместителя заведующего, ее секретарем является специалист, ответственный за ведение архива.
В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут быть привлечены специалисты сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Организация и проведение экспертизы документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора документов (в ведомственном архиве) в процессе подготовки дел к передаче их на государственное хранение.
3. Функции ЭК
3.1. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении и уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими документами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими документами.
3.2. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы документов.
3.3. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для архивного хранения и уничтожения.
3.4. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
- описей дел постоянного срока хранения и по личному составу;
- актов об уничтожении документов с истекшими сроками хранения;
- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и временного сроков хранения, документов по личному составу;
- нормативных методических пособий по работе с документами (перечней, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. п.).
3.5. Представляет на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы:
- предложения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
- положение об ЭК и ведомственном архиве;
- примерную номенклатуру дел.
3.6. Представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы описи дел постоянного срока хранения.
3.7. Представляет на согласование объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы:
- сводную номенклатуру дел;
- описи дел по личному составу;
- акты о необнаруженных или неисправимых повреждениях документов, находящихся на архивном хранении.
4. Права ЭК
4.1. В пределах своей компетенции ЭК имеет право давать рекомендации структурным подразделениям, службам, отдельным работникам дошкольной образовательной организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения, оформления документов и др.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений и служб:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Во время заседаний заслушивать руководителей структурных подразделений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, а также представителей объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы.
4.5. Информировать руководство дошкольной образовательной организации о своей деятельности.
4.6. Представлять в установленном порядке дошкольную образовательную организацию в учреждениях объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия централизованной бухгалтерии работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией объединенного архива учреждений системы образования г. Москвы.
5.2. ЭК работает по плану, утвержденному заведующим дошкольной образовательной организацией.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК и заведующий дошкольной образовательной организацией (в необходимых случаях по согласованию с архивными органами).
5.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.
